La consultoría y el diagnóstico son fundamentales en lo que se refiere a la gestión documental, principalmente porque a través de ellos se puede ejecutar un plan que incluya las mejores estrategias para organizar, resguardar y proteger los archivos de la empresa. En este artículo, se explicará con mayor detalle la relevancia de estos aspectos.
¿Por qué es importante la consultoría en la gestión documental?
La asesoría integral busca guiar a las empresas sobre la importancia de la revisión permanente, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.
La consultoría proporciona toda la información necesaria para realizar una gestión documental efectiva. Está a cargo de personal altamente capacitado que puede evaluar los métodos adecuados para llevar a cabo el trabajo de manera correcta.
¿Cómo se lleva a cabo?
Recopilación de documentación institucional de la entidad.
Identificación de los lugares de almacenamiento de archivos, mediciones de archivo y de gestión y central.
Validación de la normatividad aplicable a la entidad, dependiendo de si es pública o privada.
Análisis de una muestra real de los documentos.
Revisión de una muestra verídica de los documentos.
Planteamiento de conclusiones.
Recomendaciones.
Informe final.
Los asesores suelen recomendar la custodia de los documentos relevantes en un espacio específico, siendo las mejores opciones las empresas especializadas que ofrecen este servicio. Solo las personas autorizadas, como el presidente o la junta directiva, tendrán acceso a estos espacios. De esta manera, los archivos estarán seguros, organizados y protegidos contra cualquier accidente o catástrofe natural.
También es imprescindible digitalizar los documentos para poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo que cuente con las debidas autorizaciones.
¿Por qué se deben realizar diagnósticos en la gestión de los documentos?
Es crucial que la manipulación de los procesos archivísticos se lleve a cabo de manera correcta, ya que esto asegura una gestión documental segura y efectiva para la empresa. Esta responsabilidad es de suma importancia y requiere de la atención adecuada para garantizar una ejecución adecuada de los procesos y minimizar riesgos potenciales.
Ventajas de la consultoría y los diagnósticos en la gestión documental:
Revisión y elaboración del sistema de gestión documental.
Categorización detallada de los documentos.
Simplificación de tareas.
Disminución significativa del margen de error.
Incremento del rendimiento y eficiencia de la gestión documental.
Incremento de la confidencialidad de los documentos de la organización.
Fallas significativas
Es importante destacar que una de las principales fallas que cometen las empresas que no han sido asesoradas en temas de gestión documental es desechar documentos antiguos que tienen que ver directamente con la legislación tributaria, lo que resulta en la pérdida de documentos relevantes. Si la DIAN ordena una fiscalización, la empresa no podrá demostrar que cumplió con sus obligaciones fiscales, lo que podría resultar en una multa elevada. Esto es solo un ejemplo de las situaciones que pueden ocurrir por no tener una estrategia de gestión documental adecuada.
Además, contar con una buena gestión documental puede ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, ya que se reducen los tiempos de búsqueda de información y se optimizan los procesos internos.
En resumen, la asesoría y el diagnóstico son fundamentales para llevar a cabo una gestión documental adecuada y efectiva. Con la ayuda de expertos en la materia, la empresa puede diseñar una estrategia que le permita proteger y organizar sus documentos, cumplir con las normativas establecidas y evitar problemas legales y fiscales. Además, la digitalización de los documentos y la implementación de un software de gestión documental pueden ayudar a optimizar los procesos internos y mejorar la eficiencia de la empresa.
En IMS S.A.S estamos comprometidos en brindar asesorías y soluciones tecnológicas para la gestión documental de tu empresa. Si deseas más información o necesitas nuestros servicios, no dudes en contactarnos.
